Tus recursos son limitados y el principal de ellos es tu tiempo. Alguna vez escuché por ahí, que todos nacemos con una libreta en el banco, esta libreta contiene las horas que durará nuestra vida. Algunos gastarán sus horas pensando sólo en el corto plazo, mientras otros invertirán sus horas; pensando en su futuro. A medida que se nos va gastando el tiempo que nos queda en “el banco”, empiezan a aflorar los resultados que corresponden a los diferentes caminos que tomamos y los que invirtieron sus horas sabiamente, aumentaron las probabilidades de cumplir su sueños.

Dwight Eisenhower fue un exitoso general norteamericano de ascendencia alemana, que llegó a la presidencia de EE.UU. Jugó un rol protagónico en la Segunda Guerra Mundial: él dirigió el desembarco de Normandía, operación que permitió a las tropas occidentales invadir los territorios europeos ocupados por la Alemania Nazi.

Eisenhower fue el trigésimo cuarto presidente de EE.UU., ganó la fama de ser un hombre con mucha disciplina y gran capacidad de gestión. En algunas de sus charlas, habló acerca de lo urgente y lo importante, por ello se le atribuye la creación de la matriz de Eisenhower, no obstante, no se sabe si él realmente utilizaba este método para organizar las tareas.

La matriz de Eisenhower

Según el método de Eisenhower, las tareas se pueden clasificar en dos categorías: las tareas urgentes y las tareas importantes.

Las tareas urgentes son aquellas que requieren una atención inmediata, porque el no hacerlas traerá consecuencias inmediatas; mientras que las tareas importantes son las que nos permitirán alcanzar nuestras metas y objetivos de largo plazo.

Cruzando estas dos variables, es que obtenemos una matriz, en que toda tarea puede caer en uno de cuatro casos:

• Si una tarea es urgente e importante, debe ser prioritaria y realizarse inmediatamente, pues no hacerla trae consecuencias inmediatas y además, está conectada con nuestros objetivos de largo plazo. Estas son las tareas que nos hacen avanzar en la dirección correcta, son tareas por las que vale la pena luchar y a las que nos debemos enfocar de inmediato.
• Si una tarea es importante, pero no es urgente, corre el peligro de ser eternamente aplazada; las tareas urgentes fácilmente capturan nuestra atención y nos pueden hacer ignorar tareas importantes. Por lo tanto, las tareas importantes, pero no urgentes, se deben planificar de manera que avancemos en ellas y dejemos de aplazarlas. Por ejemplo, estableciendo plazos y fechas límites; asignándoles un tiempo fijo, ya sea una hora diaria, tres horas a la semana o una cantidad acorde a nuestra forma de trabajar. Si se trata de una tarea muy grande, se puede subdividir en partes más pequeñas, con el fin de establecer una ruta y visualizar con mayor facilidad las acciones más próximas para tener un progreso.
• Si una tarea es urgente, pero no es importante, es ideal que sea delegada a otra persona, pues hacerla no aporta valor a nuestro trabajo, ni nos acerca a nuestras metas ¡sólo importa que se haga! Es ideal evitar estas tareas, para dedicarnos a las importantes.
• Si una tarea no es ni importante ni urgente, hay que tirarla a la basura, no vale la pena invertir en ella y solo está consumiendo nuestro tiempo.

Tabla de Eisenhower / El Definido

Estar ocupado no es sinónimo de ser eficiente; trabajar largas jornadas, no implica utilizar eficientemente los recursos. A veces los días se van haciendo cosas que se podrían delegar o que ya no vale la pena hacer. El problema es que esos días se pueden convertir en meses y los meses en años. Pasar de una tarea a otra con rapidez, sin detenerse a pensar, sin visualizar si los esfuerzos apuntan al lugar donde se quiere llegar, puede ser tan dañino como no hacer nada.

Ocupar bien el tiempo no significa trabajar rápido, hay una etapa previa que resulta más importante que la ejecución de cualquier actividad: la elección. Escoger en qué se va a ocupar el tiempo y en qué orden se harán las cosas, puede cambiar totalmente los resultados obtenidos. Allí es donde el método Eisenhower puede ayudar, permitiendo dar prioridad a las tareas según su impacto.

La próxima vez que tengas una gran lista de tareas por hacer, en lugar de lanzarte de lleno a trabajar, ordénalas por importancia y urgencia y recuerda que la manera más rápida de terminar una tarea, es no tener que hacerla. Tal vez hay ciertas tareas que no deberían estar en tu lista.

¿Qué haces para ser eficiente?